Intérimaires et collaborateurs Update-pro

Chez Update-pro, nous accordons une grande importance à la protection des données à caractère personnel que nous collectons. Nous traitons et sécurisons ces données avec le plus grand soin, conformément à la législation en vigueur en Belgique. Nous mettons tout en œuvre pour protéger les données à caractère personnel qui nous sont confiées contre toute perte, destruction, divulgation, accès non autorisé ou utilisation abusive.

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous vous expliquons qui nous sommes, quand et pourquoi nous avons besoin de vos données à caractère personnel, quelles données nous collectons, de quelle manière et pendant combien de temps nous les traitons, à qui nous pouvons les transmettre, quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer.

La présente déclaration de confidentialité vous concerne lorsque :

vous vous inscrivez, vous vous enregistrez ou vous demandez à être inscrit auprès d'Update-pro afin que nous vous accompagnions et vous aidions dans votre recherche d'emploi, que ce soit en tant que travailleur intérimaire ou non ;
vous postulez auprès d'Update-pro pour un poste d'intérimaire chez l'un de nos clients, en vue d'un recrutement en CDI chez l'un de nos clients ou chez Update-pro même ;
Chez Update-pro, vous travaillez en tant qu'intérimaire.

1. Qui sommes-nous ?

La société Update-pro BV, BE 0450.903.114, dont le siège social est situé à Stokerijstraat 25A/22, 2110 Wijnegem, est responsable du traitement de vos données à caractère personnel (responsable du traitement au sens du RGPD).

2. Quand collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous collectons vos données dès que vous les saisissez ou les laissez sur notre site web ou sur l'une de nos applications/outils informatiques, lorsque vous vous inscrivez dans l'une de nos agences ou lorsque vous vous inscrivez d'une autre manière (par exemple, lors d'un salon de l'emploi) ou que vous demandez à être inscrit (par exemple, pour un travail intérimaire via la sélection personnelle d'un utilisateur – gestion des salaires) afin de bénéficier de nos services.

Nous pouvons également collecter vos données lorsque vous les avez rendues publiques sur des réseaux sociaux ou des médias publics (par exemple, LinkedIn) et qu’elles pourraient indiquer que vous êtes intéressé(e) par des services liés à l’emploi. Dans ce cas, nous vous demanderons d’abord si vous souhaitez vous inscrire chez nous, conformément à nos conditions générales et dans le respect de la présente déclaration de confidentialité. Si vous n’êtes pas intéressé(e), nous pourrons traiter certaines données limitées vous concernant afin de respecter votre souhait de ne pas être contacté(e) par nos soins.

3. Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel ?

Plus précisément, nous utilisons vos données à caractère personnel pour, le cas échéant :

vous inscrire dans notre base de données de candidats, que nous utilisons pour sélectionner les profils adaptés aux postes pour lesquels nous recrutons (en tant qu'intérimaire, salarié permanent ou temporaire chez l'un des clients d'Update-pro ou chez Update-pro elle-même). Si, à l’avenir, nos activités de sélection devaient reposer exclusivement sur des processus automatisés, y compris le profilage, sans aucune intervention d’un consultant, nous vous informerons, sur simple demande, de l’existence de ces processus, de leur raison d’être ainsi que des conséquences prévisibles pour vous.
définir votre profil et évaluer votre adéquation en tant que candidat aux postes pour lesquels nous recrutons. À cette fin, nous pouvons notamment utiliser les résultats des tests que nous vous faisons passer (tests de personnalité en ligne, tests linguistiques, évaluations, etc.) ainsi que les vérifications de références (en ligne) que nous effectuons uniquement avec votre consentement explicite auprès des personnes ou entreprises que vous nous avez indiquées. Nous pouvons également vous demander, à titre volontaire, de fournir davantage d’informations vous concernant afin d’augmenter vos chances d’être embauché.
pouvoir présenter de manière proactive votre profil, y compris votre CV, aux donneurs d'ordre et aux clients d'Update-pro.
vous envoyer des offres d'emploi intéressantes par téléphone, e-mail, SMS ou tout autre moyen de communication. Vous pouvez gérer vous-même vos coordonnées via votre profil en ligne sur https://uportal.be ou par l'intermédiaire de votre consultant dans votre agence Update-pro. Cette gestion est assurée en partie par nos consultants et en partie de manière automatisée (par exemple via les alertes d'emploi que vous avez créées sur notre site web).
pour pouvoir vous fournir des informations sur les services et les autres activités d'Update-pro (par exemple, des salons de l'emploi ou d'autres événements susceptibles de vous intéresser) et mieux les adapter à vos souhaits et à vos compétences.
favoriser votre développement personnel et votre employabilité en proposant, entre autres, des formations (de courte durée), des accompagnements, des ateliers, etc., au sein de l'une des entreprises du groupe Update-pro.

Nous utilisons vos données pour la prestation des services RH pour lesquels vous vous êtes inscrit chez nous, notamment le recrutement et la sélection, le travail intérimaire et le sourcing de projets (exécution de missions chez des clients en tant que salarié permanent d'Update-pro).

Update-pro utilise vos données à caractère personnel, soit directement, soit par l'intermédiaire d'un tiers, le cas échéant :

établir et entretenir une relation de médiation avec vous, et effectuer les démarches administratives nécessaires à cet effet.
établir et entretenir une relation d'emploi avec vous et effectuer toutes les démarches administratives qui y sont liées, telles que la gestion du personnel, le traitement des salaires, le bien-être au travail, la médecine du travail (examens médicaux), etc.
vous contacter pour vous proposer des offres commerciales, des newsletters et des promotions/actions marketing d'Update-pro (par exemple, des invitations à participer à des concours, des informations sur des événements organisés par Update-pro, etc.) susceptibles de vous intéresser, lorsque vous y avez donné votre consentement (via votre profil sur https://uportal.be ou par l'intermédiaire de votre consultant dans votre agence Update-pro).
Subventions à demander (réductions des cotisations ONSS, exonération du précompte professionnel, primes, etc.).
Respecter les obligations légales, notamment l'application de la législation du travail, fiscale et en matière de sécurité sociale, la lutte contre la fraude, le travail illégal et le terrorisme, l'application de la législation nationale et internationale en matière de sanctions, etc. …
Respecter certains objectifs de qualité, tels que l'obtention et le maintien de certaines certifications ou de certains labels de qualité.
Contrôler et évaluer la qualité de nos services. À cette fin, nous, ou un tiers désigné par nos soins, pouvons vous demander de participer à des enquêtes et utiliser et traiter les informations ainsi obtenues afin d'améliorer la qualité de nos services.
La mise en œuvre de contrôles internes visant à prévenir la fraude, ainsi que la réalisation d'audits (internes/externes) et de contrôles comptables.
Pouvoir fournir des données statistiques pour des études présentant un intérêt pour Update-pro ou notre fédération sectorielle Federgon (fédération professionnelle des prestataires de services RH).
Dans ce cas, nous utilisons des données à caractère personnel agrégées, ce qui signifie que vous ne pouvez pas être identifié individuellement dans les résultats publiés par Update-pro ou partagés avec des tiers.
Garantir la sécurité de l'entreprise. À cette fin, nous pouvons notamment vérifier votre identité lorsque vous accédez à nos bureaux. Nous pouvons également contrôler les activités sur nos systèmes afin d'empêcher toute utilisation abusive des informations contenues dans nos bases de données et de protéger nos intérêts ainsi que ceux de toutes les personnes figurant dans nos bases de données.

4. Quelles données à caractère personnel vous concernant traitons-nous ?

Nous traitons les données à caractère personnel nécessaires à la prestation de nos services. Une partie de ces données (par exemple : identité, formation, expérience professionnelle, etc.) est obligatoire pour pouvoir bénéficier de nos services. Les données complémentaires (par exemple, les références, vos préférences pour certains postes, votre lettre de motivation, votre CV complet, etc.) ne sont pas obligatoires, mais peuvent s’avérer utiles pour mieux adapter nos services à vos souhaits et à vos compétences, ou pour répondre à des demandes ou obligations plus spécifiques émanant des donneurs d’ordre ou des clients d’Update-pro. Si vous choisissez de nous communiquer vos données, nous sommes autorisés à les utiliser et à les partager avec des clients et des donneurs d’ordre dans le cadre de votre placement ou de votre embauche.

Vous êtes seul responsable de l'exactitude et de la pertinence des informations que vous nous fournissez. Nous vous recommandons de nous signaler toute modification de vos données personnelles dans les plus brefs délais.

Votre consentement : lors de votre inscription en ligne ou dans l'une de nos agences, vous nous donnez votre consentement, via votre profil sur https://uportal.be ou via le formulaire prévu à cet effet, pour le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre d'activités de placement et de sélection, pour la vérification de vos références auprès des personnes/entreprises que vous avez indiquées ou pour la réception d'offres commerciales.

Lorsque nous concluons un contrat de travail avec toi, nous avons besoin d'un certain nombre d'informations pour pouvoir établir ce contrat et ensuite l'exécuter correctement. Étant donné que tu travailles généralement chez l'un de nos clients, nous avons également toujours besoin de tes coordonnées pour pouvoir respecter nos obligations contractuelles et nous échangeons avec nos clients des informations concernant tes performances.

Nos services sont soumis à de nombreuses obligations légales. Nous devons disposer, en temps utile et pendant toute la durée de ces obligations, de toutes les informations nécessaires pour nous conformer à ces obligations ou pour pouvoir démontrer, en cas de contrôle a posteriori, que nous les avons respectées. Ainsi, nous devons par exemple déclarer votre embauche en temps utile auprès des autorités publiques (= déclaration Dimona), calculer correctement votre salaire et le verser en temps voulu sur votre compte bancaire, ainsi que déclarer vos prestations auprès des différentes instances de la sécurité sociale et de l'administration fiscale.

Si nécessaire, nous utilisons vos données pour répondre aux intérêts légitimes d’Update-pro ou de tiers. Cela peut par exemple concerner des contrôles d’accès ou des contrôles et audits internes visant à garantir la sécurité et la continuité de nos systèmes et de nos activités. Cet intérêt légitime s'applique également lorsque nous devons conserver vos données dans le cadre de l'introduction, de l'exercice ou de la justification d'une éventuelle action en justice.

Il s'agit notamment des données à caractère personnel suivantes :

Prénom, nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et autres coordonnées ;
Lieu et date de naissance, sexe, état civil ;
Nationalité et, le cas échéant, pièce d'identité, permis de travail et titre de séjour (vérification obligatoire conformément à la législation sur l'emploi des étrangers) ;
Numéro INSZ (numéro d'identification unique utilisé dans nos systèmes informatiques et dans le cadre des déclarations obligatoires auprès des différentes administrations publiques et des contacts avec celles-ci) ;
Curriculum vitae (CV), lettre de motivation, informations relatives à votre formation/vos diplômes et à votre expérience professionnelle, données rendues publiques (y compris sur les réseaux sociaux), informations que vous communiquez à notre consultant, à notre donneur d'ordre ou à notre client lors d'entretiens (d'embauche) avec eux ;
Photos et vidéo de présentation (uniquement sur une base volontaire) – si nécessaire, un contrat distinct relatif aux photos sera établi ;
Les données, y compris les résultats, relatives aux formations et/ou aux tests/évaluations que vous avez suivis ou effectués vous-même ou via Update-pro ;
Toute autre information susceptible d'être utile dans le cadre de l'évaluation de votre aptitude en tant que candidat, telle que des diplômes et des références (uniquement avec votre accord écrit) ;
Informations concernant vos disponibilités et vos périodes de vacances ;
Évaluations de vos connaissances, compétences, attitude, etc. ;
Autres informations nécessaires au bon déroulement des procédures administratives (gestion du personnel, calcul et paiement des salaires, enregistrement des absences, etc.).

Quelles données à caractère personnel sensibles sommes-nous susceptibles de collecter à votre sujet :

extrait du casier judiciaire : nous ne le demandons que lorsque la loi l'exige pour Update-pro ou pour le donneur d'ordre ou le client chez qui nous vous employons.
données relatives à la santé : nous ne traitons pas de données relatives à la santé, sauf dans le cadre de la législation relative au bien-être au travail (certificats médicaux) et de la déclaration et de la gestion des accidents du travail. Si vous nous communiquez de votre plein gré des données à caractère personnel relatives à votre état de santé, nous n’enregistrons ces données qu’à votre demande expresse et uniquement si elles sont susceptibles d’avoir une incidence sur votre recherche d’emploi et les tâches que vous serez amené(e) à accomplir.

Si vous souhaitez consulter les données que nous traitons à votre sujet, veuillez nous en faire part. Si vous exercez votre droit d'accès, nous vous fournirons un aperçu aussi complet que possible de vos données. Il est possible que certaines données à caractère personnel issues de fichiers de sauvegarde classiques, de fichiers journaux, d'historique ou d'archives ne figurent pas dans cet aperçu. Ces données ne font pas partie des données à caractère personnel traitées couramment et ne sont donc pas immédiatement disponibles. Elles ne peuvent donc pas non plus être communiquées. Elles sont toutefois supprimées de ces fichiers conformément aux processus de nettoyage standard.

5. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Update-pro ne peut transmettre certaines de vos données à caractère personnel que si cela est nécessaire à la mise en œuvre de votre placement ou de votre embauche, à la réalisation des objectifs mentionnés au point C, au respect d'une obligation légale (d'Update-pro ou d'un tiers) ou à la défense d'un intérêt légitime (d'Update-pro ou d'un tiers) :

1. à d'autres sociétés du groupe Update-pro, notamment pour :

2. ou leurs clients, préposés ou mandataires, pour :

sélection de candidats appropriés pour pourvoir un poste vacant, que ce soit en tant qu'intérimaire ou en tant que salarié permanent ;
promotion active de votre profil et de votre CV ;
l'enregistrement de vos données dans les systèmes de gestion du personnel des clients (dans le cadre du travail intérimaire) ;
l'échange de toutes les données relatives à tes prestations en tant qu'intérimaire ;
facturation des prestations ;
audits chez les donneurs d'ordre ou les clients ;

3. aux fournisseurs d'Update-pro, notamment pour :

la prestation de services ou l'exécution de tâches et de missions au nom et pour le compte d'Update-pro (par exemple : prestataires informatiques, fournisseurs de services cloud, secrétariat social, bureaux d'études, sécurité des accès, dépôt de dossiers de subvention, etc.) ;

4. aux services externes de prévention médicale, aux fournisseurs de chèques-repas et d'éco-chèques, aux compagnies d'assurance, etc.) ;

5. la prestation de services à Update-pro dans le cadre d'un contrat de travail, par exemple :

à nos commissaires aux comptes, cabinets d'audit et de certification, notamment : à (le cabinet d'audit ou le bureau d'études de) Federgon (fédération professionnelle des prestataires de services RH), notamment :
l'obtention et le maintien du label de qualité de Federgon ;
recherche scientifique ;
enquêtes de satisfaction ;
à des fins statistiques ;

6. à diverses administrations publiques :

services d'inspection et organismes d'agrément fédéraux et régionaux ;
organismes de sécurité sociale ;

7. à tout autre tiers lorsque nous y sommes tenus en vertu de la loi, d'une ordonnance judiciaire ou d'un jugement.

Update-pro ne vend pas, ne loue pas et ne met pas à disposition de tiers vos données à caractère personnel à des fins commerciales, sauf avec votre consentement préalable.
Dans certains cas, vos données à caractère personnel peuvent être transférées en dehors de la Belgique et de l’Union européenne. Update-pro prend alors les mesures de sécurité contractuelles et techniques nécessaires pour garantir que toutes les données à caractère personnel transférées soient protégées de manière adéquate contre toute perte ou tout traitement illicite. Pour toute question supplémentaire à ce sujet, vous pouvez contacter gdpr@Update-pro.be.

8. aux fonds sectoriels de sécurité sociale (par exemple, la prime de fin d'année des intérimaires) ;

Si la législation relative au RGPD nous y oblige, nous concluons un accord de sous-traitance avec ces sous-traitants et mettons tout en œuvre pour qu'ils assurent une protection adéquate de vos données à caractère personnel.

6. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous vous garantissons que nous ne conserverons pas vos données plus longtemps que ne l'exigent la loi ou les règlements internes en vigueur au sein de notre entreprise.

Les durées de conservation standard dépendent des finalités pour lesquelles nous traitons vos données et du fait que vous soyez ou non employé par Update-pro.

Nous appliquons les délais de conservation suivants aux données de placement que vous nous fournissez via votre profil en ligne sur https://uportal.be, sur notre site web ou lors de votre inscription auprès d'un consultant dans une agence Update-pro ou un centre RH :

Toutes les données à caractère personnel dont nous avons besoin pour vous accompagner dans votre recherche d'emploi (CV, formation, résultats de tests, attentes professionnelles, etc.) restent disponibles dans notre base de données tant que votre dossier de placement est mis à jour. Cette mise à jour a lieu chaque fois que vous intervenez vous-même sur votre dossier ou qu’Update-pro y apporte des modifications (par exemple, ajout d’une expérience professionnelle récente, ajout d’un CV mis à jour, prise de contact pour une offre d’emploi, une formation ou une proposition de poste, etc.).
Après 12 mois d'inactivité dans votre dossier, vous recevrez automatiquement un e-mail vous demandant si vous souhaitez continuer à bénéficier des services de mise en relation d'Update-pro. En cas de réponse négative, nous ne conserverons vos données que de manière passive pendant une période de 4 ans, en raison de certains délais de prescription légaux.
En l'absence de réponse ou en cas de réponse positive sans mise à jour ultérieure de votre dossier de placement, nous vous informerons à nouveau par e-mail, 12 mois plus tard, que nous ne conserverons vos données que de manière passive pendant une période de 3 ans, en raison de certains délais de prescription légaux, à moins que vous ne décidiez à ce moment-là de mettre vous-même votre dossier à jour.

7. Mesures de sécurité

Update-pro met tout en œuvre pour protéger au mieux vos données à caractère personnel contre toute utilisation illicite. Pour ce faire, nous mettons en place des mesures physiques, administratives et technologiques. Par exemple : seules les personnes autorisées ont accès à nos bureaux et à nos systèmes. L'accès est limité aux systèmes dont elles ont besoin à des fins professionnelles. Ces personnes doivent connaître notre politique interne en matière de confidentialité et de protection des données et l'appliquer correctement. Dans la mesure où des données sont transmises à des tiers, Update-pro s'assure auprès de ces derniers qu'ils protègent également les données à caractère personnel de manière optimale.

8. Quels sont vos droits ?

Update-pro traite vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente déclaration de confidentialité. En tant que personne concernée, vous disposez d'un certain nombre de droits que vous pouvez exercer à tout moment.
Vous pouvez exercer les droits suivants :

Droit de refus ou de retrait de votre consentement
Nous ne traiterons pas vos données si vous ne nous donnez pas votre consentement pour utiliser vos données à caractère personnel afin de vous accompagner dans votre recherche d'emploi, mais vous ne pourrez alors pas non plus bénéficier des services de placement d'Update-pro. Une fois que vous avez donné votre consentement pour que nous vous accompagnions dans votre recherche d’emploi, vous pouvez également retirer ce consentement. Cela entraînera la suppression de votre dossier de placement conformément au droit à l’effacement des données (voir ci-dessous). C’est à vous de retirer votre consentement à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins promotionnelles et marketing d’Update-pro dans votre profil en ligne sur https://uportal.be, où vous pouvez gérer vous-même, sans aucune intervention d’Update-pro, votre consentement à la réception de communications marketing par e-mail ou SMS. Si vous ne disposez pas d’un profil en ligne, vous devez effectuer cette démarche par l’intermédiaire de votre conseiller dans votre agence Update-pro, qui vous fera signer un document à cet effet. Le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité du traitement de ces données avant le retrait ni la licéité du traitement de (certaines de) ces mêmes données.
Droit d'opposition
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Vous ne pouvez le faire que contre un traitement fondé sur les intérêts légitimes d'Update-pro ou d'un tiers (voir plus haut au point C). Lors de l'exercice de ce droit, vous devrez indiquer dans le formulaire contre quel traitement précis vous vous opposez et pour quelles raisons spécifiques. Cela est nécessaire afin de pouvoir procéder à une mise en balance correcte des intérêts.
Droit d'accès
Vous pouvez demander à savoir si vos données à caractère personnel font l'objet d'un traitement. Si tel est le cas, vous pouvez demander les informations suivantes : les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet, les catégories de destinataires (pays tiers ou organisations internationales), la durée de conservation et/ou les critères permettant de la déterminer, vos autres droits, les autres sources d’origine de vos données et l’existence d’une prise de décision automatisée. Lors de la communication de ces informations, nous devons toujours tenir compte des droits et libertés d’autres personnes. Si vous disposez d’un profil en ligne sur https://uportal.be, vous avez automatiquement accès à une grande partie des données à caractère personnel enregistrées à votre sujet (et par vous).
Droit de rectification (correction et complément)
Vous pouvez demander que toutes les données (à caractère personnel) que vous jugez inexactes ou incomplètes soient rectifiées ou complétées. Pour exercer ce droit, vous devrez indiquer dans le formulaire quelles données vous souhaitez précisément rectifier ou compléter. Si vous disposez d'un profil en ligne sur https://uportal.be, vous pouvez, sans aucune intervention de la part d'Update-pro, modifier et compléter vous-même une grande partie de vos données à caractère personnel. Les données à caractère personnel objectives erronées (par exemple, une orthographe incorrecte de votre nom, une adresse erronée, etc.) sont toujours rectifiées conformément à votre demande. Les données à caractère personnel subjectives que vous jugez erronées (par exemple, une évaluation négative, des résultats de test défavorables, etc.) ne sont modifiées que si nous partageons votre avis. Dans le cas contraire, nous ne modifierons pas ces données à caractère personnel, mais nous prendrons note de votre éventuelle déclaration complémentaire à ce sujet.
Droit à la portabilité
Vous avez le droit de demander à Update-pro de vous transmettre, sous forme électronique, les données à caractère personnel que vous lui avez vous-même fournies (à l'adresse e-mail que vous indiquez dans votre formulaire de demande) ou de les transmettre à un autre responsable du traitement que vous désignez (à l'adresse e-mail de ce dernier que vous indiquez dans votre formulaire de demande).
Droit à l'effacement des données (droit à l'oubli)
Dans les cas prévus par le RGPD, notamment en cas de retrait de votre consentement à ce qu'Update-pro vous aide à trouver un emploi, nous procéderons à la suppression de votre dossier de placement.

Selon la situation dans laquelle vous vous trouvez au moment où vous exercez ce droit, cela a différentes conséquences :
1. Vous n'avez jamais travaillé pour Update-pro :
  Les données de votre dossier chez Update-pro seront supprimées, y compris votre profil en ligne sur https://uportal.be.
2. Vous avez travaillé par le passé en tant qu'intérimaire pour Update-pro :
  Les données de votre dossier chez Update-pro seront supprimées.
  Pour des raisons légales, les données de votre dossier d'emploi ne peuvent pas être supprimées et seront conservées par Update-pro jusqu'à 7 ans après la fin de votre mission.
  Votre profil en ligne sur https://uportal.be ne sera pas désactivé, mais limité aux données figurant dans la rubrique « Mes documents », afin que vous puissiez continuer à accéder à tous vos documents professionnels.
3. Au moment où vous exercez ce droit, vous travaillez en tant qu’intérimaire pour Update-pro : les conséquences sont les mêmes que si vous aviez travaillé pour Update-pro par le passé (voir ci-dessus).
  Si vous optez pour cette solution, cela implique toutefois que vous ne pourrez plus continuer à travailler via Update-pro. Si vous souhaitez tout de même poursuivre votre activité, il est préférable d’attendre la fin de votre mission avant d’introduire votre demande.
  Si vous disposez d’un profil en ligne sur https://uportal.be, vous pouvez d’ores et déjà retirer vous-même votre consentement à la réception d’e-mails et de SMS contenant des offres d’emploi. Si vous n’avez pas de profil en ligne, vous pouvez en faire la demande auprès de votre conseiller dans votre agence Update-pro.
  Vous pouvez également demander à votre conseiller de noter dans votre dossier que vous ne souhaitez plus être contacté à l’avenir.
Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel lorsque :
- vous contestez l'exactitude de vos données à caractère personnel (pendant la durée de la vérification effectuée par Update-pro) ;
- le traitement de vos données à caractère personnel par Update-pro serait illicite, mais que vous ne souhaitiez néanmoins pas faire valoir votre droit à l'effacement ;
- nous n'avons plus besoin de vos données à caractère personnel aux fins mentionnées dans la présente déclaration de confidentialité.

En principe, vous pouvez exercer vos droits gratuitement. Pour ce faire, il vous suffit d'envoyer un e-mail à admin@update-pro.be.

Au plus tard dans le mois suivant la réception de votre e-mail, nous vous informerons par écrit de la suite que nous avons donnée à votre demande. En fonction de la complexité de votre demande ou du nombre de demandes que nous recevons également de la part d'autres personnes, ce délai peut être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous informerons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre e-mail.

Dans certains cas (par exemple, obligations légales, droits d'autrui, délais de prescription, etc.), vous ne pourrez pas exercer vos droits, ou ne pourrez pas les exercer pleinement. Vous recevrez alors une notification vous expliquant les raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas donner suite à votre demande, ou ne pouvons pas y donner suite intégralement.

9. Cookies

Sur notre site, nous utilisons des cookies et des outils d'analyse de trafic. Cela nous permet d'observer comment les visiteurs utilisent notre site web. Ces informations nous aident à améliorer le site. Un cookie est un fichier enregistré sur votre ordinateur. Lors d'une prochaine visite sur notre site web, ces cookies peuvent être reconnus. Pour en savoir plus, consultez notre Politique en matière de cookies sur notre site web.

10. Questions, remarques, réclamations et fuites de données

Si vous avez des questions, des remarques ou des réclamations concernant la protection de vos données à caractère personnel par Update-pro ou concernant la présente déclaration de confidentialité, vous pouvez contacter Update-pro à l'adresse gdpr@Update-pro.be.
Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD), à l'adresse suivante : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.
Si vous avez connaissance d'une fuite de données ou si vous soupçonnez une fuite de données, nous vous demandons de toujours nous en informer immédiatement via gdpr@Update-pro.be.

11. Modifications

Update-pro peut, pour diverses raisons, apporter des améliorations, des ajouts ou des modifications à la présente déclaration de confidentialité. Vous pouvez consulter à tout moment la version la plus récente sur le site web d'Update-pro. Cette version a été rédigée en février 2024.

Pour les clients au sens le plus large du terme (client, donneur d'ordre, prospect, fournisseur, consultant, etc.)

Chez Update-Pro, nous accordons une grande importance à la protection des données à caractère personnel que nous collectons. Nous traitons et sécurisons ces données avec le plus grand soin, conformément à la législation applicable en Belgique (à savoir la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard du traitement des données à caractère personnel (loi sur la protection de la vie privée) et le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD)).

Nous mettons tout en œuvre pour protéger les données à caractère personnel qui nous sont communiquées contre toute perte, destruction, divulgation, tout accès non autorisé ou toute utilisation abusive. Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons qui nous sommes, quand et pourquoi nous avons besoin de vos données à caractère personnel, quelles données nous collectons, de quelle manière et pendant combien de temps nous les traitons, à qui nous pouvons les transmettre, quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer.

La présente déclaration de confidentialité vous concerne lorsque :

vous êtes une personne de contact chez l'un de nos clients (potentiels) ou bénéficiaires d'un ou plusieurs services d'Update-Pro ;
vous êtes la personne de contact chez l'un de nos fournisseurs (potentiels) ;
vous êtes consultant externe ou interlocuteur au sein de l'un de nos cabinets d'audit ou de conseil externes ;
vous êtes une personne de contact désignée par des candidats comme référence dans le cadre de leur inscription sur Update-Pro ou de leur candidature à une offre d'emploi via Update-Pro ;
vous êtes une personne de contact au sein de toute entité (entreprise, administration publique, fédération professionnelle d'employeurs ou de salariés, établissement scolaire, université, partenaire, etc.) avec laquelle nous entretenons ou souhaitons entretenir une relation ou une collaboration et au sujet de laquelle nous collectons des données à caractère personnel.

Si vous choisissez de nous fournir volontairement des informations, nous les utiliserons conformément à la présente déclaration de confidentialité.

1. Qui sommes-nous ?

La société Update-Pro bv, 0450 903 114, dont le siège social est situé à 2110 Wijnegem, Stokerijestraat 25A/22, est responsable du traitement de vos données à caractère personnel (responsable du traitement au sens du RGPD).

2. Quand collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous collectons vos données dès que vous nous les transmettez vous-même. Cela peut se faire par e-mail, SMS, oralement (par téléphone, dans un bureau d’Update-Pro, lors d’une visite dans votre entreprise, lors d’un événement, d’une formation, etc.), en nous remettant votre carte de visite, en les saisissant dans un outil d’Update-Pro ou de toute autre manière possible.
Nous pouvons également collecter vos données lorsqu’elles ont été rendues accessibles au public, ou lorsque vous les avez vous-même rendues publiques sur les médias sociaux (par exemple LinkedIn) et qu’il en ressortirait que vous êtes pour nous l’interlocuteur approprié avec lequel entamer une discussion dans le cadre de nos prestations de services.

3. Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel ?

Nous collectons vos données à caractère personnel aux fins mentionnées ci-dessous et ne les utiliserons pas à d'autres fins sans vous en informer au préalable et, le cas échéant, sans vous demander votre consentement. Nous utilisons vos données dans le cadre de la présentation et de la mise en œuvre de nos services RH à votre intention ou à celle de votre entreprise ou organisation, pour la présentation et la mise en œuvre de nos activités, pour la présentation et l'élaboration de projets communs et de partenariats, pour la défense des intérêts d'Update-Pro ou dans le cadre de vos prestations en tant que prestataire ou consultant.

Plus précisément, nous utilisons vos données à caractère personnel, le cas échéant, pour :

pour pouvoir vous fournir des informations sur les services et les autres activités d'Update-Pro et afin de mieux les adapter à vos besoins et à vos souhaits ou à ceux de votre entreprise ;
établir une relation commerciale avec vous ou votre entreprise, conclure et maintenir un contrat de prestation de services et permettre son exécution ;
pouvoir échanger avec vous des informations concernant l'offre, la planification et les prestations de nos intérimaires, ainsi que la facturation et le traitement comptable de celles-ci ;
vous contacter au sujet d'offres commerciales, de newsletters, d'événements, d'ateliers et d'autres promotions/actions marketing d'Update-Pro susceptibles de vous intéresser ;
pouvoir vous contacter dans le cadre de vos fonctions au sein d'un organisme public (administration, université, fédération professionnelle, etc.) afin de défendre les intérêts d'Update-Pro ;
contrôler et évaluer la qualité de nos services. À cette fin, nous, ou un tiers désigné par nos soins, pouvons vous demander de participer à des enquêtes, et utiliser et traiter les informations ainsi obtenues afin d'améliorer la qualité de nos services ;
garantir la sécurité de l'entreprise. À cette fin, nous pouvons notamment vérifier votre identité lorsque vous accédez à nos bureaux. Nous pouvons également contrôler les activités sur nos systèmes afin d'empêcher toute utilisation abusive des informations contenues dans nos bases de données et de protéger nos intérêts ainsi que ceux de toutes les personnes figurant dans nos bases de données ;
répondre aux objectifs de gestion, notamment en fournissant des informations de gestion, en mettant en œuvre des contrôles internes visant à prévenir la fraude et en réalisant des audits (internes/externes) et des contrôles comptables ;
vous permettre d'exercer vos droits (voir ci-dessous) et de pouvoir prouver a posteriori que nous avons donné suite à ces droits.

Nous utilisons et traitons vos données à caractère personnel, selon le type de traitement, sur la base :

notre relation (pré)contractuelle et toutes les obligations légales qui en découlent pour Update-Pro : lorsque nous négocions ou concluons un contrat avec vous, votre entreprise ou votre organisation, nous avons besoin de certaines données vous concernant ou concernant les personnes concernées au sein de votre entreprise ou organisation afin de pouvoir vous soumettre et discuter d'un devis adapté, de préparer et de rédiger ce contrat, puis de l'exécuter correctement. Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient traitées dans ce cadre, il ne nous est pas possible d’établir ou d’exécuter la prestation de services.

Lors de l’exécution d’un contrat de travail intérimaire, nous communiquons vos coordonnées ou celles des personnes désignées à cet effet par votre entreprise ou organisation aux intérimaires, afin qu’ils sachent à qui s’adresser lorsqu’ils doivent se présenter ou lorsqu’ils prennent leurs fonctions et/ou exécutent leur mission.
l'intérêt légitime d'Update-Pro ou d'un tiers : si nécessaire, nous utilisons vos données pour répondre aux intérêts légitimes d'Update-Pro ou de tiers. Cela peut par exemple concerner la proposition et la promotion de tous les services et/ou messages informatifs qui correspondent à ce que vous pouvez raisonnablement vous attendre à recevoir de notre part dans le cadre de notre relation actuelle ou potentielle. Cela peut également concerner les contrôles d'accès ou les contrôles et audits internes visant à garantir la sécurité et la continuité de nos systèmes et de nos activités. Cet intérêt légitime s’applique également lorsque nous devons conserver vos données dans le cadre de l’introduction, de l’exercice ou de la justification d’une éventuelle action en justice.

4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons vous concernant ?

Nous traitons en premier lieu vos données à caractère personnel qui sont nécessaires à la bonne exécution de nos services :

votre nom et prénom ;
votre fonction (intitulé), votre adresse professionnelle et vos coordonnées professionnelles (numéro de téléphone fixe ou portable) ;
adresse e-mail ;

Les informations complémentaires (par exemple, la langue préférée, le service, etc.) ne sont pas toujours nécessaires, mais peuvent s'avérer utiles dans le cadre du développement de notre relation commerciale ou pour mieux adapter nos services et nos offres commerciales à vos intérêts, vos souhaits et vos besoins.

D'autres données sont entièrement facultatives et visent uniquement à entretenir une bonne relation personnelle avec vous (par exemple, votre date d'anniversaire, vos loisirs, etc.). Si vous choisissez de partager ce type de données personnelles avec nous, nous pouvons les enregistrer dans notre base de données.
Nous vous recommandons de nous signaler toute modification de vos données personnelles dès que possible.

5. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Update-Pro ne peut transmettre certaines de vos données à caractère personnel que si cela est nécessaire à la réalisation des objectifs mentionnés à l'article 3, à l'exécution du contrat qui nous lie, au respect d'une obligation légale (de la part d'Update-Pro ou d'un tiers) ou à la défense d'un intérêt légitime (d'Update-Pro ou d'un tiers) :

à toutes les autres sociétés du groupe Update-Pro en Belgique, notamment pour :
1. une offre d'activités d'accompagnement dans le cadre de ta recherche d'emploi ou de ton développement professionnel (ateliers, offres d'emploi, etc.) ;
2. services internes (tâches administratives liées à votre placement et à votre emploi, services informatiques, etc.) ;
3. promotions et opérations marketing (dans la mesure où vous y avez consenti) ; - audits internes ;
4. vérification des antécédents des personnes dans le cadre de la législation européenne relative aux sanctions financières (financement du terrorisme) ;
5. la réalisation des objectifs de notre relation commerciale ;
6. services internes (tâches administratives telles que le traitement des prestations des intérimaires, la facturation, la comptabilité clients et fournisseurs, la gestion des créances, etc.) ;
7. les promotions et les opérations marketing dans le cadre de nos prestations de services ;
8. informations de gestion ;
9. audits internes ;
10. services internes ;
11. vérification des antécédents des personnes dans le cadre de la législation européenne relative aux sanctions financières (financement du terrorisme) ;
aux intérimaires, notamment pour :
1. les accords conclus dans le cadre de la mise en place et de l'exécution de leurs missions ;
aux sous-traitants et fournisseurs d'Update-Pro, notamment pour :
1. la prestation de services ou l'exécution de tâches et de missions au nom et pour le compte d'Update-Pro (par exemple, prestataires informatiques, fournisseurs de services cloud, cabinets d'études, sécurité des accès, etc.) ;
2. la prestation de services à Update-Pro dans le cadre de l'emploi (par exemple, des services externes de médecine préventive, etc.) ;
à nos commissaires aux comptes, cabinets d'audit et de certification, notamment pour :
1. l'audit de nos comptes annuels ;
2. l'obtention et le maintien de certains certificats ;
3. audit des dossiers de subventions (par exemple, Fonds social européen) ;
à (le cabinet d'audit ou le bureau d'études de) Federgon (fédération professionnelle des prestataires de services RH), notamment pour :
1. l'obtention et le maintien du label de qualité de Federgon ;
2. recherche scientifique ;
3. enquêtes de satisfaction ;
4. à des fins statistiques ;
à diverses autorités publiques dans le cadre d'inspections et d'enquêtes, notamment :
1. services d'inspection et organismes d'agrément fédéraux et régionaux ;
2. organismes de sécurité sociale ;
3. autorités fiscales ;
à tout autre tiers lorsque nous y sommes tenus en vertu de la loi, d'une ordonnance judiciaire ou d'un jugement.

Update-Pro ne vend pas, ne loue pas et ne met pas à disposition à des fins commerciales vos données à caractère personnel à des tiers, sauf avec votre consentement préalable. Dans le cadre du développement de ses activités, Update-Pro peut être amenée à céder des activités ou des actifs. En cas de cession, de fusion, de réorganisation, de dissolution ou d’événement similaire, vos données à caractère personnel et d’autres informations peuvent faire partie des actifs transférés.
Lorsque nos fournisseurs traitent vos données à caractère personnel pour le compte d’Update-Pro, ils agissent en tant que sous-traitants au sens du RGPD. Nous concluons un accord de sous-traitance avec ces sous-traitants et mettons tout en œuvre pour qu’ils assurent une protection adéquate de vos données à caractère personnel.

Dans certains cas, vos données à caractère personnel peuvent être transférées en dehors de la Belgique et de l'Union européenne. Update-Pro prend alors les mesures de sécurité contractuelles et techniques nécessaires pour garantir que toutes les données à caractère personnel transférées soient protégées de manière adéquate contre toute perte ou tout traitement illicite. Pour toute question complémentaire à ce sujet, vous pouvez contacter gdpr@update-pro.

6. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités décrites à l'article 3 et au respect de nos obligations légales.

7. Mesures de sécurité

Update-Pro met tout en œuvre pour protéger au mieux vos données à caractère personnel contre toute utilisation illicite. Pour ce faire, nous mettons en place des mesures physiques, administratives et technologiques.
Par exemple : seules les personnes autorisées ont accès à nos bureaux et à nos systèmes, et cet accès est limité aux systèmes dont elles ont besoin à des fins professionnelles. Ces personnes doivent connaître notre politique interne en matière de confidentialité et de protection des données et l'appliquer correctement. Dans la mesure où des données sont transmises à des tiers, Update-Pro s'assure auprès de ces derniers qu'ils protègent également les données à caractère personnel de manière optimale.

8. Quels sont vos droits ?

Update-Pro traite vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente déclaration de confidentialité. En tant que personne concernée, vous disposez d'un certain nombre de droits que vous pouvez exercer à tout moment.

Vous pouvez exercer les droits suivants :

Droit d'opposition
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Vous ne pouvez le faire que contre un traitement fondé sur les intérêts légitimes d'Update-Pro ou d'un tiers (voir ci-dessus à l'article 3). Pour exercer ce droit, vous devrez indiquer par e-mail le traitement précis auquel vous vous opposez et les raisons spécifiques de votre opposition. Cela est nécessaire pour permettre une mise en balance correcte des intérêts en jeu.
Vous pouvez très facilement vous opposer vous-même à l'utilisation de votre adresse e-mail pour les newsletters, les promotions et les actions marketing d'Update-Pro. Dans chaque e-mail que vous recevez de notre part à ce sujet, vous avez toujours la possibilité de vous désabonner.
Droit d'accès
Vous pouvez demander à savoir si vos données à caractère personnel font ou non l'objet d'un traitement. Si tel est le cas, vous pouvez demander les informations suivantes : les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet, les catégories de destinataires (pays tiers ou organisations internationales), les durées de conservation ou les critères permettant de les déterminer, vos autres droits, les autres sources d’origine de vos données et l’existence d’une prise de décision automatisée. Lors de la communication de ces informations, nous devons toujours tenir compte des droits et libertés d’autrui.
droit de rectification (correction et complément)
Vous pouvez demander que toutes les données (à caractère personnel) que vous jugez inexactes ou incomplètes soient rectifiées ou complétées. Pour exercer ce droit, vous devrez indiquer dans le formulaire quelles données vous souhaitez précisément rectifier ou compléter.
Droit à la portabilité
Vous avez le droit de demander à Update-Pro de vous transmettre, sous forme électronique, les données à caractère personnel que vous avez vous-même fournies à Update-Pro (à l'adresse e-mail que vous indiquez dans votre formulaire de demande) ou à un autre responsable du traitement que vous désignez (à l'adresse e-mail de ce dernier que vous indiquez dans votre formulaire de demande).
droit à l'effacement des données (droit à l'oubli)
Dans les cas prévus par le RGPD, nous procéderons, à votre demande, à l'effacement de vos données à caractère personnel.
droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel lorsque :
- vous contestez l'exactitude de vos données à caractère personnel (pendant la durée de la vérification effectuée par Update-Pro).
- le traitement de vos données à caractère personnel par Update-Pro serait illicite, mais que vous ne souhaitiez néanmoins pas faire valoir votre droit à l'effacement.
- nous n'avons plus besoin de vos données à caractère personnel aux fins énoncées dans la présente déclaration de confidentialité (article 3), mais que vous en avez encore besoin pour intenter, exercer ou étayer une action en justice.
- vous vous êtes opposé au traitement de certaines de vos données à caractère personnel (pendant la durée de l'évaluation des intérêts).

En principe, vous pouvez exercer vos droits gratuitement. Pour ce faire, envoyez un e-mail à gdpr@update-pro.be
. Au plus tard dans le mois suivant la réception de votre e-mail, nous vous informerons par écrit de la suite que nous avons donnée à votre demande.
En fonction de la complexité de votre demande ou du nombre de demandes que nous recevons également de la part d’autres personnes, ce délai peut être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous informerons de cette prolongation dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre formulaire.

Dans certains cas (par exemple, obligations légales, droits d'autrui, délais de prescription, etc.), vous ne pourrez pas exercer vos droits, ou ne pourrez pas les exercer pleinement. Vous en serez alors informé, et nous vous indiquerons les raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas donner suite à votre demande, ou ne pouvons pas y donner suite intégralement.

9. Cookies

Sur nos sites web, nous utilisons des cookies et des outils d'analyse de trafic. Cela nous permet d'observer comment les visiteurs utilisent notre site web. Ces informations nous aident à améliorer le site. Un cookie est un fichier qui est enregistré sur votre ordinateur. Lors d'une prochaine visite sur notre site web, ces cookies peuvent être reconnus. Pour en savoir plus, consultez notre Politique en matière de cookies sur notre site web.

10. Questions, remarques, réclamations et fuites de données

Si vous avez des questions, des remarques ou des réclamations concernant la protection de vos données à caractère personnel par Update-Pro ou concernant la présente déclaration de confidentialité, vous pouvez nous contacter à l'adresse gdpr@update-pro.be. Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD), à l'adresse suivante : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.

Si vous avez connaissance d'une fuite de données ou si vous soupçonnez qu'il y en a eu une, nous vous demandons de toujours nous en informer immédiatement par e-mail à l'adresse gdpr@update.be.

11. Modifications

Update-Pro peut, pour diverses raisons, apporter des améliorations, des ajouts ou des modifications à la présente déclaration de confidentialité. Vous pouvez consulter à tout moment la version la plus récente sur notre site web :
. Cette version a été établie en mars 2025.