Een online personeelsplanning van tijdelijke en flexibele medewerkers, hoe gaat dat in zijn werk?
In Excel je personeelsplanning van je tijdelijke medewerkers maken? Ça marche. Als het over een beperkt aantal collega’s gaat. Of als de verantwoordelijke voor de personeelsplanning niet onverwacht ziek valt, en niemand weet waar deze gegevens staan (oeps, medewerkers niet op de hoogte, prestaties niet doorgegeven en niet betaald).
Waarom zou je digitaliseren?
Het doel van digitalisatie is het optimaliseren en automatiseren van werk.
Je zet als het ware analoge informatie om naar digitale en je verbetert specifieke processen met digitale technologieën. Bij digitalisatie draait alles om snelheid en flexibiliteit.
Covid-19 heeft de digitale transformatie met zeven jaar versneld, stelde het organisatieadviesbureau McKinsey & Company in 2021 in een onderzoek.
Weet je nog toen je portemonnee vol met klantenkaarten zat? Zoeken maar als je er eentje nodig had, leuk als er een lange wachtrij achter je stond. Of toen je bureau elke maand boordevol papieren maaltijdcheques lag? Je mocht gaan tellen, afpunten en verdelen en er ook nog voor zorgen dat iedereen netjes zijn handtekening zette. Herinner je je nog als er maaltijdcheques ontbraken of over de vervaldatum in de kast bleven liggen? Overkomen deze gevoelens je ook wanneer je bezig bent met de personeelsplanning van je tijdelijke werknemers? Voor die klantenkaarten en de maaltijdcheques hebben we ondertussen gelukkig digitale oplossingen.
Nog een mooi voorbeeld. Uber deed de taxisector op zijn grondvesten daveren en heel wat taxibedrijven overleven het niet. Waarom? Enerzijds zijn er natuurlijk de hoge tarieven maar vooral, even een ‘Ubertje regelen’ is zoveel sneller en gemakkelijker dan het oude systeem.
Als bedrijf draait het dus om mee zijn én vernieuwen, aanpassen aan snel veranderende markten en klantenbehoeften. Het bedrijf dat dit het beste doet, wint. Ben jij dat als het op het personeelsbeheer van tijdelijke werknemers aankomt? Het is 2022. Welkom online personeelsplanning!
4 signalen dat het tijd is voor een online personeelsplanning van je tijdelijke werknemers
- Je personeelsplanning maken voor je vaste medewerkers, dat loopt lekker, maar je hebt te weinig tijd om je te focussen op een correcte personeelsplanning van je tijdelijke en flexibele medewerkers (en dat begrijpen we, want die werken altijd op andere dagen en uren, … )
- Je ziet het bos door de bomen niet meer in je personeelsadministratiesysteem. Je weet niet meer wanneer iemand voor je heeft gewerkt. Of die goede performer, wie was dat ook alweer?
- Je maakt je personeelsplanningen keurig op, maar er sluipen altijd ongewilde fouten of vergissingen in (iemand is toch niet ingeschreven, de communicatie verloopt fout, …) .
- Je merkt dat de handmatige planning en opvolging van je flexibel personeel veel van je tijd inneemt, en dus zeer duur is qua workload en tijdbesteding.
Voordelen van online personeelsplanning voor de inschrijving van je tijdelijk personeel
Van een Excel personeelsplanning naar een online personeelsadministratie? Dat heeft heel wat voordelen. We lijsten de drie belangrijkste voor je op. Graag nog meer relevante informatie? Dan kan je ook onze whitepaper lezen.
Eenvoud dankzij digitalisatie
Een medewerker inschrijven, een contract opmaken en zijn loon betalen? Met een online personeelsplanning tool van een payroll kantoor voor tijdelijke medewerkers kan dat zeer eenvoudig georganiseerd worden.
Als werkgever geef je de naam en het e-mailadres van de flexibele medewerker in de online tool. Je bevestigt met één druk op de knop. Je nieuwe werknemer krijgt een link om alle nodige gegevens in te vullen. Vervolgens hoef jij enkel nog in te geven wanneer jouw werknemer start en op welke dagen hij zal werken. Het payroll kantoor zorgt op zijn beurt voor alle administratie: van een (dag, week of maand) contract tot de dimona-aangifte, het berekenen en het uitbetalen van het loon en alle sociale documenten.
Op het einde van de week krijg je een overzicht van de gepresteerde uren, die jij controleert, bevestigt of aanpast. Na jouw akkoord stuurt het payroll kantoor je één overzichtelijke factuur op.
Flexibiliteit dankzij digitalisatie
Vaak zit je als werkgever in situaties waar het van cruciaal belang is om snel te kunnen schakelen met je personeel. Met een online personeelsplanning geniet je deze flexibiliteit. Nieuwe medewerkers registreer je in enkele klikken. Bestaande medewerkers inplannen doe je met een druk op de knop. Een planning last minute wijzigen? Geen enkel probleem! Enkele minuten na jouw aanpassingen, ontvangt jouw medewerker al zijn contract.
Voordelige tewerkstelling dankzij digitalisatie
Door je tewerkstelling van tijdelijke medewerkers te digitaliseren, bespaar je in eerste instantie op de tijd (en kosten). Zo heb jij en je hr-team extra tijd beschikbaar voor andere zaken die aandacht vereisen. Met deze dienstverlening krijg je ook een duidelijk inzicht in de kosten van je tijdelijke medewerkers. Gedaan met blindvaren: tot op de eurocent weet je hoeveel je tijdelijke medewerkers je per uur kosten, patronale lasten, vakantiegeld en 13e maand inclusief.
Hallo, wij zijn Update Pro
Een payroll office voor tijdelijke medewerkers. Met onze online planningstool beheer je jouw pool van tijdelijke werknemers op een eenvoudige, flexibele en efficiënte manier. Je registreert je medewerkers met een druk op de knop, je maakt je uurroosters, past aan waar nodig en je bevestigt prestaties. Je kan ook planningen en briefings delen.
“98% van onze nieuwe klanten gebruikt onze online tool”
Is overstappen naar een online personeelsplanning tool moeilijk? Helemaal niet! Onze tool is zeer gebruiksvriendelijk en logisch opgebouwd. Plug en play! Heb je vragen? Je staat er niet alleen voor. Je vaste contactpersoon bij Update Pro helpt je telefonisch verder.
Update Pro maakt tijdelijke tewerkstelling eenvoudig
Misschien denk je na het lezen van dit artikel dat we een partner zijn die je kan ondersteunen met een digitale planningstool voor je flexibele medewerkers. Dat klopt helemaal, maar naast onze digitale tool voor online personeelsplanning, maken onze voordelige kostenstructuur én beschermde database ons écht uniek.
Al onze troeven leren kennen? Wij hebben ze hier voor je opgelijst.
Interesse om kennis te maken met onze online personeelsplanning tool? Neem dan nu contact op!