De perfecte vacature is uitgeschreven én uitgestuurd. Er zijn enkele sollicitanten gepasseerd en je hebt jouw ideale collega gevonden? Super, dan kan de onboarding van de nieuwe medewerker beginnen. Maar hoe zorg jij ervoor dat de introductie van jouw nieuwe collega zo vlot mogelijk verloopt? Aan de hand van deze tips zorg jij voor een vlekkeloze onboarding van jouw nieuwe medewerker.
1. Start al vóór de eerste werkdag
Tussen het aanwerven van een nieuwe medewerker en de effectieve eerste werkdag zitten vaak flink wat weken tussen. Om het enthousiasme van bij het tekenen van de arbeidsovereenkomst zo groot mogelijk te houden, is het handig om de werknemer vlak daarna al te betrekken bij enkele zaken. Zo kan het interessant zijn om bijvoorbeeld al een kennismaking te plannen met de afdeling.
Probeer de nieuwe medewerker ook alvast warm te maken voor zijn nieuwe carrièrestap. Bezorg hem vooraf bijvoorbeeld een leuke welkomstvideo, net zoals wat meer informatie over de bedrijfscultuur, interessant bedrijfsnieuws… De eerste werkdag is meestal zeker druk genoeg, met alle nieuwe informatie die wordt meegedeeld. Door op voorhand al enkele zaken mee te delen, maak je de eerste dag heel wat luchtiger.
Zorg er ook voor dat alle informatie voor de nieuwe medewerker ergens op één plek gebundeld is. Zo kan hij er steeds naar teruggrijpen wanneer dat nodig is.
2. Voorzie een strategisch programma
Onboarding is een proces dat je best goed voorbereid. Stel om die reden een duidelijk plan op over de zaken die je als bedrijf belangrijk vindt om te delen met de nieuwe werknemer. Zorg er ook voor dat het duidelijk is wie in het bedrijf verantwoordelijk is voor elke fase van de onboarding. Een goede voorbereiding zorgt voor een professionelere aanpak, met een vlottere onboarding als gevolg.
3. Betrek iedereen in de onderneming
Bij het maken van een strategisch programma betrek je best zoveel mogelijk afdelingen uit de onderneming. Op die manier is iedereen op de hoogte van wat de nieuwe werknemer op zijn eerste werkdag al weet en kunnen ze ook hun wensen doorgeven over wat hij zeker zou moeten weten. Wel is het interessant om de eindverantwoordelijkheid voor het strategisch programma bij slechts één afdeling te leggen, HR. Zo kan alles op een gestructureerde manier tot één geheel worden samengebracht.
4. Stel een buddy aan
Het maakt niet uit hoeveel je ook deelt over jouw bedrijf en zijn cultuur. Het is pas vanaf je werknemer effectief aan de slag gaat dat er meer vragen gaan komen. Daardoor is het aangeraden om als bedrijf een buddy aan te duiden die de nieuwe werknemer begeleidt gedurende zijn eerste maanden in het bedrijf. Een buddy is een persoonlijke coach bij wie de nieuwe medewerker terecht kan voor al zijn werk gerelateerde vragen. Kies er daardoor voor om een buddy aan te wijzen wiens functie dicht aanleunt bij de functie van de nieuwe werknemer.
5. Plan snel een feedbackmoment
Het is beter om een probleem te voorkomen dan het achteraf te moeten genezen. Plan daarom vrij snel al een feedbackmoment in waarop de voortgang van de nieuwe medewerker wordt besproken. Zo geef je de nieuwe medewerker ook snel de kans om eventuele moeilijkheden aan te kaarten of nog vragen te stellen waar nodig.
Er is nooit zoiets als ‘te veel communicatie’, zeker tijdens een onboarding. Hoe meer je communiceert, hoe sneller jouw nieuwe collega zich zal thuis voelen in het bedrijf. Voldoende communicatie zorgt er ook voor dat jij als manager de nieuwe medewerker ook beter en sneller leert kennen. Onboarding is uiteindelijk tweerichtingsverkeer.
6. Beperk je niet tot slechts één maand
Onboarding gaat verder dan slechts één maand de nieuwe werknemer bijstaan en dan verwachten dat hij alles weet. Het is een proces van maanden alvorens hij werkinhoudelijk volledig mee is. Geef je medewerker het gevoel dat hij steeds terecht kan voor vragen of moeilijkheden, ook nog na de eerste maand van zijn onboarding.